Videomøder:

Før et videomøde må deltagerne tjekke deres udstyr, dvs. mikrofon og kamera. Under et videomøde må deltagerne følge nogle retningslinjer for god opførsel. De sidste minder meget om, hvordan man ville opføre sig i et fysisk undervisningslokale. Herunder følger konkrete råd til mødedeltagere og som mødeleder.

 

Mødedeltagere:

 Før mødet:

1) Lær hvordan du tænder og slukker mikrofonen: Sluk din mikrofon når du ikke siger noget, og husk at tænde den, når du får ordet. Baggrundsstøj forstyrrer mødet for alle  – og har du tændt for højttaleren går lyden tit i mikrofonen.

2) Brug et headset. Du har sikkert et par fra din telefon. Med et headset bliver lyden meget bedre for dig selv og de andre deltagere. Skrattende, dårlig lyd er anstrengende og gør det svært at koncentrere sig.

3) Juster dit kamera: Indstil dit kamera, så de andre kan se dig tydeligt. Det giver de andre en oplevelse af at du er til stede. Det er desuden nødvendigt når du skal give visuel feedback (se pkt. 5).

4) Øv dig: Mange videomødeplatforme  understøtter deling af skærm eller filer. Hvis du gerne som mødedeltager vil gøre dette, så check hvilken videoplatform der bliver anvendt og øv dig på forhånd.

 

Under mødet :

5) Visuel feedback (Gør som Cæsar): Brug videobilledet til at indikere om du er enig eller uenig ved at give ”thumbs up” eller ”thumbs down”. Til dagligt laver vi små lyde eller bruger vores kropssprog til den slags i samtalen. I et videoopkald går den del af kommunikationen tabt, bl.a. fordi du har slukket din mikrofon for ikke at forstyrre. (se pkt. 1).

6) Ræk hånden op for at bede om ordet: Dette gør du ved at trykke på et ikon der viser en hånd.  Når du får ordet, så husk at tænde din mikrofon. Tal lidt langsommere, end du normalt ville gøre. Fat dig i korthed  og husk at slukke mikrofonen igen, når du har sagt det du ville.

7) Brug chatten: De fleste videomøde-platforme har en chatfunktion. Chatfunktionen kan fx bruges til at stille spørgsmål til mødelederen til og de andre deltagere. I møder mellem trænede brugere kan chatfunktionen fungere som en sekundær samtale parallelt med videosamtalen. Mødelederen kan se de spørgsmål som kommer og deltagerne kan hjælpe hinanden, fx med at huske at slukke mikrofoner, dele links etc. uden at forstyrre mødet.

 

Ordstyrer/Mødeleder: 

Før mødet:

1) Kommunkér ovenstående retningslinjer til mødedeltagerne: Gør dette i god tid inden mødet, så de har mulighed for at øve sig.

2) Lav en dagsorden: Et webmøde bliver nemt rodet, hvis der ikke er en klar struktur. Send den ud på forhånd.

3) Øv dig inden mødet, så du føler dig sikker på  platformen. Det gælder indstilling af kamera, mikrofon og funktioner for mødeledelse. Hold fx et test-møde med en kollega. Husk at bruge headset lige som deltagerne.

Under mødet:

4) Start mødet med at gentage retningslinjerne. Følg dem selv og mind om dem undervejs, hvis nødvendigt.

5) Afstem med mødedeltagerne hvordan chatfunktionen skal bruges. Som forklaret under retningslinjer for mødedeltagerne, så kan chatten bruges på flere måder. Hvis alle bruger chatten på samme måde, undgås misforståelser.

6) Uddeleger: Du kan med fordel uddelegere opgaverne med fx. at tage noter og holde øje med chatfunktionen. Jo flere deltagere, desto mere kompleks er opgaven som mødeleder, så lad de andre hjælpe til.

7) Tal langsomt og tydeligt og fat dig i korthed. Metakommunkér mere end du ville gøre i et fysisk møde i forbindelse med fx temaskift eller opsummeringer. På den måde er det lettere for alle at følge med.